יום החתונה הוא ללא ספק אחד הימים המאושרים בחיים, אבל כל מי שהתנסה אי פעם בהפקה של אירוע גדול, בוודאי יודע שעל מנת להגיע ליום הנכסף עם כמה שיותר אנרגיות חיוביות ומצב רוח טוב, צריך להתכונן אליו מראש בצורה יעילה.

לפניכם מדריך ארגון חתונה עם כל הדברים הכי חשובים וטיפים חשובים איך להתכונן ליום החשוב בצורה הטובה ביותר.
השאלה הראשונה היא מתי להתחיל להתכונן (למרות שאם הגעתם לכאן סביר להניח שאתם כבר בשלב הזה…). יש כאלו שמתחילים להתכונן חצי שנה מראש ויש כאלו שיסתפקו גם בחמישה חודשים או אפילו מעט פחות מכך. האמת? אתם אלו שמכירים את עצמכם הכי טוב ולכן אתם יודעים פחות או יותר מה הקצב שבו אתם מתקתקים עניינים. למרות זאת, קחו לעצמכם מרווח ביטחון של בערך שבועיים על מנת שלא תופתעו וכדי שתוכלו לקחת פסק זמן ולא לחיות את החתונה 24 שעות ביממה.. כמו כן, בעונות החמות אתם צריכים לשריין מקום באולם כמה שיותר מוקדם, אז קחו גם את זה בחשבון.

למי לספר ראשון?
זה נשמע טריוויאלי, אבל זו יכולה להיות משימה מאתגרת : לדוגמה, אם ההורים שלכם עדיין לא מכירים (כן, זה קורה…), ייתכן שזו ההזדמנות הכי טובה להכיר ביניהם ולספר להם את החדשות המשמחות. לחברים הטובים ובני המשפחה הצעירים יותר אפשר לספר במפגש נפרד במקום אינטימי.

קביעת גובה התקציב
את גובה התקציב צריך לקבוע על סמך גודל האירוע אותם אתם מתכננים, אבל לא פחות חשוב לדעת מהו סדר הגודל העמוד לרשותכם על מנת שתוכלו לבחור בין הספקים השונים בלי לזלול לעצמכם את כל הכסף הזמין. גם כאן יש לקבוע מרווח ביטחון של לפחות 10% לצורך הוצאות בלתי צפויות.

מתי לערוך את החתונה
התקופה הפופולארית ביותר לחתונות היא עדיין תקופת הקיץ בה הביקוש הוא הגבוה ביותר ולכן גם המחירים הם גבוהים יחסית. אפשר גם להתפשר על עונות המעבר בתור אופציה שנייה. מי שמעוניין לערוך חתונה דווקא בחורף בשעה מוקדמת יותר, ובלי להזיע, יכול בהחלט לעשות זאת. יחד עם זאת, יש לזכור שהגשם עשוי להפתיע בכל שלב ולכן הרגעים החשובים כמו החופה עדיין יצטרכו להיות בתוך אולם.

שיקול נוסף ולא פחות חשוב הוא באיזה יום בשבוע להתחתן. כאן יש לקחת בחשבון כמה דברים :

לא ליפול על משחק חשוב, אירוע מיוחד, תקופת מבחנים באוניברסיטה וכו'
• ישנם ימים שבהם אסור להתחתן לפי היהדות (ניתן למצוא לוחות שנה ברחבי הרשת)
• חתונה בחלק הראשון של השבוע (ראשון – שלישי) היא אמנם זולה יותר, אבל לאורחים יש נטייה לפרוש מוקדם מכיוון שרוב שבוע העבודה עוד לפניהם
• חתונה בימים רביעי וחמישי – החתונה לרוב יקרה יותר, אבל האורחים כבר מתחילים להרגיש את סוף השבוע, האווירה טובה יותר והם גם יפרשו מאוחר יותר (בעיקר ביום חמישי)
• חתונה ביום שישי היא חתונה מיוחדת שבה הרבה אורחים מרשים לעצמם להתפרע, אבל היא יכולה להיות בעייתית למי שעובד חצי יום ובמיוחד אחרי שתיים עשרה
• חתונה במוצאי שבת – לא יום פופולארי במיוחד ולכן המחירים נמוכים. חיסרון – חתונה לחוצה יותר מכיוון שהאולם נפתח רק אחרי צאת השבת ויש כאמור את כל עניין תחילת השבוע (שביזות יום א'…)

קביעת רשימת מוזמנים ושליחת הזמנות
בהנחה שהחלטתם מראש מהו גודל האירוע המתאים לכם, תוכלו להתמקד בקלות יתרה ברשימת המוזמנים. בדרך כלל המשפחה תהיה בעדיפות ראשונה, לאחר מכן חברים קרובים ובסוף קולגות לעבודה. ההורים משני הצדדים בדרך כלל ידעו את מי להזמין מן המשפחה, על רשימת החברים כדאי לשבת ביחד. בסוף יש להסיר אורחים כפולים. בשלב הזה גם משיגים את כתובות הדואר האלקטרוני או לפחות מספרי הטלפון המעודכנים והכתובות של כולם.
שליחת ההזמנות יכולה להיעשות בדואר רגיל או באמצעות שליחת הזמנה אלקטרונית. אם אתם בוחרים בהזמנה אלקטרונית, רצוי לא להתפשר ולבחור בחברה עם ההזמנות הכי מרשימות שאפשר לשלוח אותן בקלות בווטסאפ', עם קישור ב – SMS וכך הלאה. בכל שיטה שלא בוחרים, חשוב גם לגבות את השליחה במערכת ידנית של נציגים אנושיים על מנת לאשרר סופית את ההגעה של מי שבחר להגיע.

בחירת מקום האירוע
מלבד אולם האירועים הקלאסי, בשנים האחרונות אפשר למצוא גם הרבה אופציות אלטרנטיביות כמו למשל חתונה על חוף הים, בכרם, בווילה כפרית וכך הלאה. המקומות האינטימיים יותר מתאימים לחתונות קטנות והם עשויים להיות זולים יותר באופן משמעותי.
בכל מקרה וכמו שאפשר להניח, אל תסתמכו רק על אתרי האינטרנט של האולמות, אלא שאלו גם חברים שערכו אירועים בעבר איך הם התרשמו מהאולם הפוטנציאלי בו אתם מעוניינים. כמובן שגם המיקום הפיזי חשוב, וכל עוד אתם לא עורכים חתונה רק למשפחה וחברים קרובים מאוד, כדאי שהחתונה תהיה במקום מרכזי שקל להגיע אליו ולא בסוף העולם שמאלה…

קייטרינג
אומרים שעל טעם ועל ריח אסור להתווכח, אבל לפעמיים אין בררה, ולכן בחירת המנות לחתונה צריכה להיעשות בחוכמה : גם אם אתם אוהבים מאוד את המנות הספציפיות שטעמתם, זכרו שלאחרים עשויות להיות דרישות מיוחדות כמו מאכלים צמחוניים, טבעוניים ואפילו ללא גלוטן… לכן, התחשבו גם באלטרנטיביות האלו, אבל ממש לא על חשבון מגוון המנות (אף אחד לא רוצה לבוא לחתונה ולאכול רק סויה…).

צלם ותקליטן (DJ)
הצלם והתקליטן נותנים חזות ונפח לאירוע. הטעות של הרבה מתחתנים היא שהם מתמקדים יותר מדי במה ולא באיך… למשל, רוב ה – DJים לא צריכים כישרון מיוחד כדי לבחור רשימת שירים טובה, אבל הם בהחלט צריכים לדעת איך ליצור קשר עם הקהל ולהפעיל אותו, מתי להגביר את הקצב ומתי להאט אותו.
לא פחות חשוב לתאם ציפיות, לקבוע מה כלול ומה לא כלול בשירות שבעלי המקצוע מעניקים לכם. לדוגמה, אם אתם מעוניינים בעריכה של סרט חתונה ארוך יותר, אל תתפלאו אם גם המחיר יהיה גבוה יותר.

חליפת החתן ושמלת הכלה
בחירת הבגדים לאירוע היא אחד מהחלקים החשובים ביותר, ולכן עליכם להיעזר במי שאתם סומכים על הדעה האמתית שלו כמה שיותר עד כמה שהדבר מתאפשר במסגרת לוח הזמנים שלכם (ושלו…). אם אתם זקוקים לאביזרים נלווים ובמיוחד כאלו שאתם לא הולכים איתם ביום יום (לדוגמה, נעליים מיוחדות), התרגלו אליהם על מנת שתוכלו להרגיש נוח ביום האירוע.

טיפ אחרון – אל תהיו בזה לבד
לפעמיים שווה ואף רצוי להיעזר שהמומחיות שלה היא ארגון חתונות. היא תדאג לכל המוקשים שבדרך על מנת שאתם תוכלו להתרכז בעיקר. לפעמיים זה אפילו יחסוך לכם כסף מכיוון שלא תצטרכו לנהל משא ומתן נפרד עם כל אחד. ישנה גם אפשרות לקנות חבילת שירותים דרך החברה המארגנת שתשתמש כמתווכת אובייקטיבית.